Что нужно знать о дебиторской задолженности

Полезная информация в статье: "Что нужно знать о дебиторской задолженности". На странице собрана информация полностью раскрывающая тему и некоторые нюансы. Для каждого конкретного случая все же требуется отдельная консультация. За ней можно обратиться к дежурному юристу.

Что такое кредиторская и дебиторская задолженность и чем отличаются?

  • 1. Что такое дебиторская задолженность?
    • 1.1 Кто такой дебитор?
  • 2. Что такое кредиторская задолженность
  • 3. Виды дебиторской задолженности
  • 4. Как списать дебиторскую задолженность?

Предпринимательская деятельность требует непосредственного взаимодействия с широким кругом лиц, куда входят поставщики, банки, покупатели и другие лица. Все они носят название контрагентов, то есть тех агентов, которые оказывают непосредственное влияние на организацию. От того, насколько грамотно предприниматель работает с контрагентами, зависит положение его компании на рынке и конкурентоспособность. Контрагенты делятся на дебиторов и кредиторов. Контрагенты — это одна из сторон договора в гражданско-правовых отношениях.

А так же, чтобы было легче вести учет денежных средств, были введены похожие понятия «дебет» и «кредит». Благодаря этим понятиям счет делится на две половинки: дебет — это приход, а расход — это кредит, левая и правая колонка счета соответственно.

Далее рассмотрим что такое дебиторская и кредиторская задолженности.

Что такое дебиторская задолженность?

Кто такой дебитор?

Дебиторская задолженность – это средства, которые обязан выплатить дебитор. В бизнесе дебиторами чаще всего являются покупатели, а также компании, оформившие займ. Дебитором может являться и физическое лицо, взявшее средства в долг. Это может быть сотрудник компании или владелец доли в уставном капитале. Где посмотреть долги физическому лицу мы подробно описали в статье «Как узнать задолженность по кредитам».

Дебиторская задолженность включена в бухгалтерскую отчетность и учитывается на счете 62 «Расчеты с покупателями заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Она достаточно динамична и зависит от взаимодействия компании с клиентами и партнерами. Можно сказать, что именно этот вид задолженности формирует прибыль компании. При этом она является и источником формирования собственного капитала организации.

Что такое кредиторская задолженность

Кредитор – это тот, кому должны. Другими словами кредиторская задолженность — это такой вид задолженности, который возникает на договорной основе. Например, компания закупает комплектующие для собственного производства. Стоимость комплектующих и есть кредиторская задолженность. При этом в задолженность не включаются расходы по доставке и упаковке товаров. Сегодня выделены два вида:

  • Долг за товары, который нужно погасить в течение определенного периода времени;
  • Долг за услуги и товары, срок которого уже истек;
  • Долги по уплате во внебюджетные фонды;
  • Долги по заработной плате собственному персоналу.

Учет производится по счетам, соответствующим определенному виду кредиторской задолженности. Данный вид долга отражается в бухгалтерской отчетности. Таким образом, кредиторская задолженность представляет собой не только просроченные платежи, но и текущие обязательства организации перед своими кредиторами, срок действия которых еще не истек. Организация может списать свою задолженность, если она погашена, либо если кредитор не счел нужным взыскать ее своевременно. Срок давности по кредиту по закону в России – 3 года (по российским контрагентам). Таким образом, кредиторская задолженность– обязательства компании, которые необходимо погасить в конкретные сроки. Данная графа фактически предполагает основные расходы организации на деятельность.

Виды дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность делится на два вида:

  • стандартная (или обычная);
  • просроченная (или неоправданная).

Стандартный вид дебиторской задолженности включает в себя выдачу кредита (оформление договора с определенной суммой) на конкретный срок. Такая задолженность строго запланирована и должна быть погашена до конкретной даты. Как только срок действия истекает, долг переход в разряд просроченной задолженности. Нарушая условия договора, компания-дебитор получает штрафы и пени. Для снижения риска неоправданной задолженности организация-кредитор должна:

  • своевременно анализировать отчетность;
  • искать пути эффективной работы с дебиторами: автоматизировать процесс, осуществлять реструктуризацию, работать только с рекомендованными, надежными контрагентами;
  • уступать право требования долгов по договору цессии с переуступкой прав.

Таким образом, вне зависимости от вида дебиторки работа с контрагентами в данном направлении должна вестись постоянно, поскольку такой вид задолженности является залогом успеха любой организации.

Как списать дебиторскую задолженность?

Сегодня законодательство дает организациям право списывать просроченную дебиторскую задолженность только в следующих случаях:

  • срок исковой давности в 3 года истек;
  • есть решение о невозможности взыскания такой задолженности;
  • если фирма-дебитор ликвидирована.

При этом Налоговый кодекс устанавливает, что «дебиторка» может быть списана на вне реализационные расходы, с созданием резерва по сомнительным долгам, в том случае, если она безнадежна.

Если долг будет списан в убыток, то такая задолженность законодательно аннулируется и не уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Это, конечно, влечет дополнительные убытки для компании. Для списания задолженности необходимо составление акта об инвентаризации дебиторской задолженности, а также обоснования и приказа руководителя предприятия. Списать «дебиторку»можно и раньше, чем наступит ликвидация дебитора. Любой процесс ликвидации начинается с затяжной процедуры банкротства.

Во время данной процедуры конкурсные управляющие проводят собрания кредиторов, на которых заявляются основные финансовые требования к дебитору. При этом, после осуществления конфискации и продажи имущества, денежные средства возвращаются к компании-кредитору в порядке очереди. Законодательство дает право при получении долга в этот период полностью списать «дебиторку». Непросроченная дебиторская задолженность списывается при погашении должником задолженности по счету. Таким образом, работа с дебиторской и кредиторской задолженностью важна для благополучия компании. Для этого необходимо проводить постоянный финансовый мониторинг и тщательно отбирать контрагентов для работы.

Что такое дебиторская задолженность простыми словами

Смысл выражения «кредиторская задолженность» чаще всего понятен сразу ввиду большого сходства по звучанию и значению с термином «кредитование». А вот фраза «дебиторская задолженность» часто ставит в тупик не только обычных граждан, но и начинающих предпринимателей, не понимающих как может задолженность относится к активам компании. Попробуем объяснить, что такое дебиторская задолженность простыми словами.

Читайте так же:  Где подписывается договор купли продажи квартиры

Кредиторская задолженность отражает долговые обязательства компании перед контрагентами и бюджетом.

Как возникает дебиторская задолженность

Редкое предприятие может похвастаться отсутствием дебиторской задолженности. Это обусловлено производственной необходимостью и особенностями конкурентной среды. Покупателю выгодно приобретать товар или услуги в рассрочку, а продавцу интересно расширять свою клиентскую базу посредством предложения лучших условий. В результате возникает ситуация когда товары уже отгружены, а оплата за них еще не получена.

Также дебиторскую задолженность увеличивают суммы авансовых платежей, перечисленных поставщикам в качестве предоплаты. Сюда же относят излишне уплаченные суммы в налоговые органы и страховые взносы во внебюджетные фонды. Если говорить простыми словами, то любая предоплата или отпуск товара в долг образует дебиторскую задолженность.

Отдельной строкой отражаются расчеты с персоналом организации. Это может быть как переплата по зарплате, так и выданные под отчет суммы. Последние будут отражаться в качестве долга до предоставления сотрудником авансового отчета с указанием приобретенных товаров и документов, подтверждающих факт расходов.

Список вариантов и условий возникновения дебиторской задолженности:

  • У компании куплены товары или услуги в рассрочку.
  • Ошибочно уплаченные излишние суммы в налоговые органы и страховые взносы во внебюджетные фонды.
  • Ошибочные переплаты по зарплате.
  • Выданные сотрудникам суммы под отчет и другое.

Основные виды задолженности

Дебиторская задолженность делится на 2 большие группы:

К первой категории относят:

  • Отгруженные товары или оказанные услуги, расчеты по которым произойдут через некоторое время согласно договору.
  • Денежные средства, выданные сотрудникам на текущие хозяйственные расходы.
  • Авансовые платежи поставщикам и подрядчикам.

Просроченная дебиторская задолженность включает в себя:

[3]

  • Долги за выполненные работы и поставленные товары, не оплаченные в установленное договором время.
  • Суммы на руках у сотрудников, срок предоставления авансового отчета по которым истек.

Не обеспеченные залогом или поручительством сделки, срок оплаты по которым истек, формируют структуру сомнительной дебиторской задолженности. Если компания в течение трех лет не сумела вернуть свои средства, то сомнительный долг переходит в статус безнадежного и списывается в убыток.

Способы управления дебиторской задолженностью

Для возвращения просроченных долгов организации прибегают к различным действиям. Если контрагент действительно переживает временные трудности, то стороны договариваются о рассрочке или решают вопрос путем бартерного обмена.

Иногда переговорный процесс не приносит желаемого результата. Тогда договор передается в юридический отдел, либо компания прибегает к услугам сторонних юристов. На этом этапе принимается решение о целесообразности взыскания недополученных средств в судебном порядке.

Как взыскать дебиторскую задолженность?

Взыскание дебиторской задолженности через суд — это процедура, строго регламентированная, действующим законодательством РФ. Она включает в себя обязательный досудебный и судебный порядок взыскания. Соблюдение процедуры взыскания в судебном порядке и наличие документально обоснованного требования задолженности гарантирует получения судебного акта и исполнительного листа.

Сбор документов и досудебное урегулирование

Для начала понадобится подготовить мотивированную официальную претензию должнику, соблюсти процессуальные сроки и направить по юридическому адресу должника. В претензии нужно указать реквизиты должника, документы-основания, которые подтверждают факт возникновения задолженности, сумму, способы и сроки погашения задолженности.

Документы для судебного урегулирования

В случае отсутствия возврата долга в рамках досудебного урегулирования спор переходит в судебную стадию урегулирования. Для этого понадобятся оригиналы договоров, а также первичной документации, в которых зафиксирован факт исполнения со стороны кредитора.

Это может быть договор на поставку, договор на оказания услуг или иные виды поименованных и/или смешанных договоров, в соответствии с Гражданским кодексом РФ.

При доказывании факта наличия права требования к должнику, важно иметь документальное обоснование (подписанные оригиналы договоров, актов или выплат по счет-офертам (при взыскании аванса), товарных накладных/товарно-транспортных накладных, актов сверок и прочих документов).

При отсутствии подписанного договора, задолженность возможно взыскать как разовую сделку по поставке на основании товарной накладной, или как акцепт оферты (например, путем оплаты счета или акцепт конкретными действиями).

Обращение в суд

После истечении срока на соблюдение досудебного процесса урегулирования спора (30 календарных дней, если иное не установлено договором), необходимо подготовить исковое заявление, в соответствии с требованиями Арбитражного процессуального кодекса РФ, и направить в суд.

Необходимо правильно определить подсудность судебного разбирательства. По общему правилу, если иное не предусмотрено договором, исковое заявление направляется в суд по месту нахождения должника. Копию искового заявления необходимо направить ответчику заказным письмом. Квитанцию об оплате почтовых услуг нужно сохранить, так как ее придется предъявить в суде.

В рамках судебного производства иски могут рассматриваться в общем или упрощённом порядке (сокращенные сроки и без вызова сторон). Это зависит от предмета спора и размера исковых требований.

После вынесения решения суда следует этап выдачи исполнительного листа и непосредственного взыскания (добровольного — самим должником, или через банки путем списания со счетов или принудительный — службой судебных приставов).

Какие могут возникнуть сложности

Вернуть средства получается далеко не всегда. Подтверждение этому — данные государственной организации ЕМИСС, которая анализирует множество факторов социально-экономической жизни нашей страны.

Интересно, что размер просроченной дебиторской задолженности организаций стабильно растет. Например, в 2013 году он составлял 1,2 миллиарда рублей, а в 2017 году почти в два раза больше — 2,2 миллиарда рублей.

В некоторых ситуациях получение положительного решения суда не гарантирует возврат денежных средств, при отсутствии денег или иного имущества должника на момент получения решения суда.

С момента возникновения спора о возврате долга необходимо отслеживать возможные недобросовестные действия должника по выводу активов со счетов компании. В судебном процессе возможно реализовать право истца на наложение ареста на имущество должника для блокирования таких действий.

Читайте так же:  Влияет ли временная регистрация на коммунальные платежи

Просроченная дебиторская задолженность образуется тогда, когда ее взыскание через суд не приводит к желаемому результату, или кредитор не занимается взысканием.

Как повысить шансы на взыскание

Значительно повысить эффективность процесса взыскания можно с помощью специальных сервисов, доверив им все юридические вопросы, подготовку и отправку исковых заявлений. Это абсолютно законно и уже стало регулярной практикой для многих предприятий.

Одним из таких сервисов является Дебеток — debetok.ru. Сервис работает по всей России, услуга фактически является бесплатной для заказчика. Расходы на представление интересов в суде в размере 9000 рублей компенсирует ответчик в случае получения положительного решения суда.

Особенности страхования

Привлечение страховой компании в качестве гаранта по обязательствам клиентов может быть выгодно торговым и производственным компаниям, работающим в условиях высокой конкуренции, либо осваивающим новые рынки сбыта.

Основные преимущества страхования рисков неоплаты:

  • Прежде всего, это возможность активного освоения региональных рынков. Часто провинциальные контрагенты не могут работать по принципу предоплаты, а оценить риски не всегда возможно даже в случае ведения переговоров на территории покупателя. Поэтому не каждая такая встреча заканчивается заключением сделки. Однако если дебиторская задолженность застрахована, то риски неплатежеспособности клиента возлагаются на страховщика.
  • Финансовая независимость. Известны случаи когда банкротство одного крупного заказчика, работающего на условиях постоплаты, приводило к серии банкротств более мелких поставщиков. Страхование позволяет гарантированно избежать подобных ситуаций, сохранив для покупателей и заказчиков прежние условия.
  • Более выгодные кредиты. Коммерческие организации часто кредитуются в целях увеличения оборотных средств. Застрахованная дебиторская задолженность положительно влияет на оценку риска специалистами банка и даже может выступать в качестве залога. Если говорить простыми словами, то застрахованные организации могут претендовать на особые льготные условия по кредиту.

Единственным минусом страхования задолженности является стоимость услуги.

В зависимости от ситуации она варьируется в пределах 1-9% от суммы сделки — довольно высокий показатель по сравнению с аналогичными предложениями на зарубежных рынках. Основной причиной, увеличивающей размер страховой премии, считается страновой риск РФ.

В заключение отметим, что образование дебиторской задолженности для многих организаций является неотъемлемым условием освоения новых рынков сбыта. Однако необходимо помнить, что подобные коммерческие займы формируются за счет средств, извлекаемых из оборота фирмы и требуют постоянного контроля за развитием ситуации. Часто конечный финансовый результат зависит именно от умения находить золотую середину между указанными факторами.

Как работать с «дебиторкой» системно – 2 схемы

Большинство менеджеров знают, какие именно инструменты для работы с дебиторской задолженностью нужно использовать. Но часто применяют их нерегулярно и несистемно, без создания необходимой базы данных. В результате это значительно снижает эффект работы с контрагентами, которые просрочили выплаты за товары или услуги. Какие есть варианты организации работы с «дебиторкой» с использованием процессного подхода, рассказывает наш эксперт, бизнес-тренер Александр Сагалович.

Фото с сайта tportal.hr

Общая последовательность действий

Для начала определим цели (желательно в денежном или процентном выражении) работы с дебиторской задолженностью (ДЗ). Затем пропишем этапы ее организации. Как правило, их 4:

[1]

  • до того как ДЗ образовалась;
  • во время ее образования;
  • до стадии, когда задолженность стала проблемной;
  • после того, как проблемная ДЗ стала накапливаться.

Для всех этапов этой работы необходимо:

  • разработать алгоритм действий;
  • регламентировать эти процессы в удобной и понятной форме;
  • определить показатели для контроля процесса работы с ДЗ.

Затем надо довести регламенты до сотрудников, организовать их обучение, внести необходимые изменения в систему мотивации с учетом новой схемы работы с ДЗ.

После этих процедур, начинается непосредственно работа по разработанному регламенту:

[2]

  • установление плановых значений показателей с учетом целей, определенных на первом этапе;
  • измерение и контроль показателей;
  • корректировка хода процесса;
  • изменение процесса работы.

Целеполагание

Итак, вы установили цель процесса работы с ДЗ. Например, «Недопущение образования проблемной ДЗ в размере большем чем ХХ% от общей суммы ДЗ».

Подразумевается, что при соблюдении правил в части порядка предоставления торгового кредита, сроков предоставления, размеров торгового кредита и т.д. коммерческие риски компании сведены к минимуму, а все возможные отклонения отрабатываются участниками процесса. В результате проблемной становится минимальная часть от общей суммы ДЗ.

Основными оценочными показателями процесса будут:

  • доля проблемной ДЗ;
  • количество случаев нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от установленного процесса).

Конечно, для контроля и оценки, а также мотивации персонала, можно использовать и другие показатели, которые уже зависят от конкретного алгоритма процесса.

Регламентирование процесса

В реальной ситуации некоторые части предложенной ниже схемы процессов работы с ДЗ могут являться частью других процессов, например, – заключения договора с клиентом или процесса отгрузки продукции.

Общее описание процесса «Управлять ДЗ»

Сокращения на схеме:

ДЗ – дебиторская задолженность.
НПДЗ – непросроченная дебиторская задолженность.
ПДЗ – просроченная дебиторская задолженность.
ДС – денежные средства.

Некоторые элементы и документы, использованные на схеме:

Задачами процесса являются:

  • управление ДЗ;
  • недопущение образования просроченной и невозвратной ДЗ;
  • формирование правил предоставления товарного кредита;
  • возврат просроченной ДЗ;
  • разработка мер по повышению качества работы с ДЗ и снижению финансовых рисков к минимуму.

Процесс состоит из семи подпроцессов. Они связаны между собой через входы и выходы, а также «взаимодействуют» с другими процессами компании.

Каждый такой подпроцесс требует декомпозиции, то есть определения конкретного механизма его реализации с указанием периодичности или инициирующих событий, правил выполнения, описания используемых методик (например, правила расчета кредитного рейтинга, определения максимальной суммы торгового кредита, размер скидки за досрочное погашение ДЗ и т.д.), владельцев и участников процессов и проч.

Перейдем к краткому рассмотрению каждого подпроцесса на схеме:

Читайте так же:  Пенсионер продал квартиру надо ли платить налог

«Формировать условия сделки». Изменяются или разрабатываются условия работы с конкретным клиентом. Условия формируются с учетом общих правил работы, кредитного рейтинга, указаний по конкретному клиенту и т.д. Подпроцесс запускается в момент заключения, продления или изменения договора с клиентом.

«Выполнять условия сделки». Общий контроль работы с клиентом. В случае несоблюдения условий сделки с клиентом блокируются процессы отгрузки и выставления счетов данному клиенту (то есть отправляются указания в соответствующие процессы), предоставляется отчет в подпроцесс контроля для выработки предложений по изменению условий работы с клиентом.

Процесс осуществляется непрерывно, часто в автоматическом режиме, если это позволяет используемое программное обеспечение. Например, ежедневно обновляется (автоматически или вручную) информация о неиспользованном товарном кредите, исходя из максимального размера этого кредита, отгрузок клиенту и поступивших от него денежных средств, соответственно, также блокируются и отгрузки клиенту в случае нарушения правил предоставления торгового кредита.

«Работать с НПДЗ». Ряд операций (звонки и напоминания, предоставление льгот за своевременное погашение ДЗ и т.д.) по недопущению перехода ДЗ в разряд просроченной. В случае, если этого избежать не удалось, подготавливается отчет и инициируется следующий подпроцесс «Работать с ПДЗ». Подпроцесс осуществляется постоянно, например, каждым специалистом по продажам ежедневно. Для осуществления данного подпроцесса, а также последующих и контроля их выполнения можно использоваться соответствующий электронный «журнал».

«Работать с ПДЗ». Ряд операций по возврату ДЗ в кратчайшие сроки и недопущению перехода процесса в исковую стадию. В случае, если этого избежать не удалось, готовиться отчет и пакет первичной документации, инициируется следующий подпроцесс «Осуществлять исковую деятельность». Подпроцесс осуществляется постоянно, например, каждым специалистом по продажам ежедневно.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

«Осуществлять исковую деятельность». Судебная деятельность, направленная на возврат ДЗ. В случае, если взыскать ДЗ через суд не удалось, подготавливается необходимая информация и инициируется следующий подпроцесс «Работать с невозвратной ДЗ». Процесс осуществляется по факту необходимости обращения в суд и далее в соответствии с установленными правилами.

«Работать с невозвратной ДЗ». Принятие решения о списание невозвратной ДЗ, возможной компенсации убытков, изменении правил работы с ДЗ, информирования клиентов и работников копании и т.д. Процесс осуществляется по мере необходимости.

Управляющий подпроцесс «Контролировать работу с ДЗ». В рамках данного подпроцесса осуществляется контроль за выполнением других подпроцессов, принимаются корректирующие меры, а также разрабатываются правила предоставления товарного кредита, ведется кредитный рейтинг, разрабатываются внутренние и внешние планы мероприятий по повышению качества работы с ДЗ, а также указания по изменению работы с конкретным клиентом. Подпроцесс осуществляется как непрерывно, так и по факту предоставления отчетов и наступления неблагоприятных событий.

Напомним, что каждый подпроцесс требует отдельной регламентации порядка, сроков и условия выполнения. Например, подпроцесс «Работать с НПДЗ» может выглядеть так:

Работа с непросроченной дебиторской задолженностью

ДС на схеме означает «денежные средства».

Также требуют регламентации и входы/выходы подпроцессов, то есть необходимо описание документов и баз данных, используемых в работе.

Два основных показателя для всего процесса были определены:

  • «Доля проблемной ДЗ»;
  • «Количество случаев нарушения правил работы с ДЗ».

Если требуется, необходимо также определить показатели для каждого подпроцесса. Например, для подпроцесса «Выполнять условия сделки» никаких дополнительных показателей, кроме оценки случаев отклонения от процесса (превышение торгового кредита и отпуск товара при наличии блокировки), может и не требоваться. А вот для подпроцесса «Осуществлять исковую деятельность» показателем может быть сумма возвращенных по суду денежных средств и взысканной пени.

Выполнение регламента и его автоматизация, улучшение процесса

Многие современные CRM-системы и системы управления предприятием содержат встроенные модули для поддержки процесса работы с ДЗ, но при необходимости вы вполне можете создать их самостоятельно средствами MS Office.

Например, в процессе работы с ДЗ и для формирования отчетов о такой работе может использоваться постоянно обновляемая электронная таблица (база данных) с полями:

  • наименование клиента;
  • номер договора;
  • номер накладной и дата отгрузки товара (то есть учет ведется по отгрузкам, а не просто по клиенту);
  • сумма отгрузки;
  • сумма погашения ДЗ;
  • плановая дата погашения ДЗ;
  • результат обзвона до образования ПДЗ;
  • плановая дата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
  • фактическая дата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
  • результата превентивного звонка и факса (e-mail) клиенту;
  • плановая дата выставления требования;
  • фактическая дата выставления требования;
  • плановая дата отправки письма-уведомления;
  • фактическая дата отправки письма-уведомления;
  • плановая дата начала подготовки иска;
  • дата отправки предисковой претензии.

Таким образом, первая часть таблицы содержит информацию об отгрузке и оплате товара, а вторая – информацию о действиях ответственных работников по проработке ДЗ, сроках и результате этих действий. Важно, чтобы правила заполнения журнала были прописаны в регламентах процессов.

Если вернуться к показателям оценки процесса, то с помощью таблицы можно отслеживать факты нарушения правил работы с ДЗ (отклонения от процесса). Такой «журнал», при условии его полноценного и адекватного заполнения, может стать источником большого количества разнообразной информации не только о конкретных действиях по работе с «дебиторкой», но и для оценки персонала, клиентов и конкретных методов работы.

Например, можно оценить после каких «воздействий» на клиента чаще всего происходит перечисление денежных средств, а какие «воздействия» – бесполезны.

Исходя из подобных оценок, а также информации о значениях показателей, получаемых из других источников (например, учетной системы предприятия), можно принимать решения об изменении регламентов, правил предоставления товарного кредита и т.д. А после внесения изменений оценивать их эффективность.

Таким образом нужно действовать постоянно, непрерывно улучшая процессы.

Консультант, бизнес-тренер.
Опыт работы на различных позициях в производственных, логистических и торговых компаниях.

С 2003 года занимается преподавательской и тренерской деятельностью. С 2008 года занимается консалтинговой деятельностью в области управления бизнес-процессами.

Читайте так же:  Как передать квартиру в собственность родственнику

Специализация: системы управления бизнес-процессами, складская логистика, автоматизация бизнес-процессов, управление персоналом.

Как эффективно настроить систему работы с «дебиторкой» – подготовка к общению с должниками

Что сделать бизнесу, чтобы его система управления дебиторской задолженностью работать с наибольшей отдачей. Советами и рекомендациями делится руководитель проекта для финансистов CFOs Territory Наталия Гуринович.

Фото с сайта mashinapro.ru

– Если вы не управляете системой возврата долгов, то она управляет вашим бизнесом: планы по поступлениям рушатся, бюджеты не выполняются. Бизнес полностью зависит от дебиторов и их представления о «порядочности, своевременности и необходимости погашения долгов».

Не секрет, что многие компании, особенно крупные, пользуются «забывчивостью, терпимостью и лояльностью» кредиторов. Есть даже шутка: «Хороший финансовый директор никогда не платит без трехкратного напоминания». Логика проста: если вы о себе не напоминаете, значит вам деньги пока не нужны. Можно ими спокойно пользоваться. Некоторые компании за счет «бесплатной дебиторки», строят и развивают свой бизнес! Чтобы избежать такой ситуации в компании, нужно «заставить» систему управления дебиторской задолженностью работать эффективно.

Как выстроить систему управления дебиторской задолженностью

Для начала нужно разобраться, почему «дебиторка» возникает.

Фото с сайта ljob.ru

Основные причины того, почему ваши сотрудники, особенно продавцы, не спешат работать над возвратом просроченных долгов:

Кто в компании должен работать с дебиторкой

Есть 4 способа организации управления дебиторской задолженностью.

1. Взыскивают продавцы. Так как они непосредственно работают с клиентами. Считается, что именно продавцы должны полностью «закрывать» все вопросы, в том числе и просроченную «дебиторку». Их часто штрафуют (либо не премируют) за невыполнение KPI по возврату долгов.

Плюсы способа: за долги отвечают конкретные сотрудники, которые владеют всей информацией о клиенте. Способ также хорош в случае, если в компании нет четких регламентов управления дебиторской задолженностью.

Фото с сайта safetymakers.com.au

Минус способа: продавцы не могут принимать верные решения по предоставлению кредитных лимитов и условий отсрочки. Это должны делать руководители на основании данных скоринг-анализа о клиенте. Кроме этого, продавцы часто стесняются активно «выбивать» долги. Причины я указала выше.

По-моему, правильно депремировать продавцов только за несоблюдение процесса требования долгов. Например, продавец не предупредил клиента о сроке оплаты, вовремя не направил претензионное письмо, не передал проблемный долг юристам или коллекторам в указанные сроки и т.д.

2. Сквозной процесс взыскания. Он разбит на этапы (стадии) и за каждый этап отвечает отдельная служба. Например:

  • Скоринг-анализ финансового состояния клиента – финансовый отдел
  • Проверка сведений о клиенте – служба безопасности
  • Установление лимитов долга – начальник отдела продаж
  • Решение об отгрузке с отсрочкой платежа в рамках лимита – продавец
  • Напоминание о долге – бухгалтерия или отдел по сверке взаиморасчетов
  • Претензионная работа – юридический отдел.

Плюсы способа: за каждый этап процесса отвечают профессионалы, что делает процесс более эффективным. Ответственность четко распределена. Каждый делает свою работу.

Минусы способа: требует хорошо отлаженных коммуникаций между сотрудниками, автоматизации всех процессов и затрат времени.

3. Специальная служба по управлению дебиторской задолженностью. Продавцы не могут эффективно «выбивать» долги (они «хорошие полицейские» и не хотят портить отношения с клиентом), а вот специально созданный отдел будет более жестко и целенаправленно требовать возврата. Он не связаны дружбой и многолетними отношениями с покупателями. Этот вариант распространен в телекоммуникационных компаниях и банках, где управление долгами достигает чуть ли не «промышленного масштаба».

Фото с сайта kolesa.ru

Плюсы способа: функция управления «дебиторкой» выделена и централизована. Сотрудники службы мотивированы на получение результата, так как это их работа.

Минусы способа: модель подходит для бизнесов с очень большим количеством должников, т.к. требует инвестиций в организацию и автоматизацию.

4. Аутсортинг. Привлечение профессиональных коллекторов, которые умеют эффективно общаться с должниками и четко нацелены на результат.

Чаще всего принято отдавать на аутсорсинг только «плохие долги», которые уже нереально вернуть своими силами. В этом случае коллекторы могут взять за свои услуги до половины суммы долга.

Плюсы способа: долгами занимаются профессионалы с высокоэффективными процессами в этой сфере.

Минусы способа: очень дорого. Скорее всего, из-за жесткой работы коллекторов клиент к вам не вернется.

Дополнительно компания может использовать факторинг без права регресса. То есть продажу долгов с дисконтом банкам или факторинговым компаниям, без права последних требовать обратное возмещение (то есть фактор не может обратиться к продавцу долга за его возмещением). В последнее время (из-за проблем с платежами) редко удается заключить договор на безрегрессный факторинг. Чаще всего предлагают регрессный: если должник не рассчитывается в срок с новым держателем долга, то новый держатель требует средства – у того, кто передал ему долг.

Какой способ подходит именно вашей компании – решать вам. Лично мне больше нравится сквозной процесс, поскольку все подразделения компании участвуют в возврате долгов. Нужно помнить, что независимо от выбранного способа, в компании должны быть определены «ответственные лица» на всех этапах работы.

С чего начать выстраивание эффективной системы работы с «дебиторкой»

Если ваш товар или услуга для клиента не уникальны или не так уж привлекательны (по качеству или цене), если ваши основные клиенты являются «диктаторами» (торговые розничные сети, крупные дистрибуторы, холдинги, государственные компании с жесткими тендерными условиями), то кроме постановки системы управления «дебиторкой», вам нужно найти индивидуальный подход к должникам.

  • Найти способ получать свои деньги первым, среди всех остальных кредиторов. Для этого можно наладить доверительные личные отношения или предложить дополнительные выгоды в обмен на своевременную оплату (например, бесплатную доставку, поставку мелкими партиями и проч.).
  • Найти схемы взаимозачетов. Особенно актуально для работы с госпредприятиями. Можно, например, вместо долга брать их продукцию и продавать ее.
Читайте так же:  Алгоритм ликвидации ооо

Также нужно проанализировать текущие финансовые показатели сделки с должниками. В первую очередь – обратить внимание на рентабельность работы, прибыль с учетом скидок и т.д. Из-за просрочки платежей и скидок, сделки с «диктаторами» часто бывают убыточными. От таких контрактов лучше отказаться.

Профилактика

Самая важная часть, которая часто упорно игнорируется менеджментом. Когда мы решаем «отгрузить» товар с отсрочкой платежа новому клиенту, мы всегда должны учитывать риски невозврата долга.

Фото с сайта rantisspb.com

С одной стороны, мы понимаем, что если не предоставим отсрочку, то сделка может не состояться (упущенная выгода). С другой – есть риск «нарваться» на клиента, который не может выполнить свои обязательства.

Чтобы найти здоровый баланс, рекомендую использовать понятие «кредитный менеджмент», который включает в себя:

1. Преддоговорную работу по изучению клиента. Изучение открытых и специальных источников информации о контрагенте и его учредителях.

  • Сайт самого клиента
  • Отраслевые сайты
  • Выставки

Если речь о российских компаниях, то это «Контур-фокус», СПАРК, Интегрум (это платные инфосервисы). По ИНН и названию компании можно узнать информацию о ней: от ее баланса, судебных делах и долгах – до участия учредителей в долях других предприятий.

В Беларуси можно использовать данные органов статистики, сайт Министерства по налогам и сборам и т.д.

2. Анализ судебной истории компании. В России информация о делах открыто выкладывается на сайте единой базы всех судебных решений арбитражных судов. В Беларуси некоторые данные есть на сайте Верховного суда.

3. Оценку деловой репутации контрагента. Изучение информации о компании в СМИ, Интернете, получение «неофициальных» сведений от игроков рынка и через «сарафанное» радио.

4. Запрос у клиента необходимых документов и их копий.

Например, копию свидетельства о госрегистрации и присвоении учетного номера плательщика налогов, копию свидетельства о постановке на налоговый учет, доверенность или иной документ, уполномочивающий подписывать документы от лица клиента, для клиентов из России – выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ, со сроком выдачи не старше 3 месяцев).

5. Регулярный мониторинг финансового состояния клиентов.

Финансовое положение компании может резко меняться. Поэтому нужно запрашивать у партнеров информацию об их собственном состоянии.

Фото с сайта moi-portal.ru

6. Общение с клиентом (психологический анализ). Общайтесь с клиентом, чтобы определить его благонадежность. Нужно задавать клиенту вопросы о том, как он собирается продать продукцию и рассчитаться? Есть ли у него склады? Кто его основные покупатели, много ли заказов? Нужно задать вопросы о бизнесе клиента и анализировать его ответы и реакцию на вопросы. Если клиент уходит от ответа, не может внятно пояснить, как будет отдавать долг, начинает агрессивно себя вести в ответ, пропадает и не выходит на связь – значит у клиента проблемы. Либо он на самом деле берет в долг и не знает, за счет чего он будет возвращать, либо погашение долга не входило в его планы. Обычно мошенники исчезают после того, как поймут, что их детально изучают.

Разработка и применение кредитной политики

Цель создания кредитной политики – обеспечить компанию надежными и экономически эффективными процедурами, которые позволяют:

  • Оптимизировать производительность продаж (баланс между отгрузками с отсрочкой и рисками невозврата)
  • Управлять уровнем риска, т.е. свести к минимуму «плохие» долги
  • Повысить производительность сбора долгов, увеличив тем самым оборотный капитал
  • Создать клиентский сервис и систему управления взаимоотношениями с клиентами

Кредитная политика должна учитывать все этапы и аспекты работы с клиентом – от заказа до оплаты («order-to-cash»), а также целый комплекс факторов:

Как разрабатывать модель скоринг-анализа потенциальных клиентов

В ней учитываются ключевые показатели финансовой деятельности контрагента. Информация берется из баланса, отчета о прибылях и убытках, пояснительной записки клиента.

Контрагент может отказаться дать эти данные. Но нужно строить отношения так, чтобы он понимал: «нет документов – нет товарного кредита». Банки так и работают.

Также могут учитываться:

  • Размер допустимого долга (или размер оплаты сделки собственными деньгами клиента)
  • Процентная ставка финансирования товарного кредита
  • Срок отсрочки/рассрочки платежа
  • Наличие ликвидного залога и другое

Для каждого показателя системы скоринга устанавливается свой диапазон баллов. По сумме набранных итоговых баллов определяется уровень риска клиента (иными словами, его кредитный рейтинг). У каждого бизнеса эти показатели будут своими.

В следующей статье речь пойдет о том, как работать с уже возникшей задолженностью.

Руководитель проекта CFOs Territory (площадка для профессионального общения и обмена опытом финансистов Беларуси).

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

С 1998 по ноябрь 2014 финансовый директор и член совета директоров ГК «Белагро» (торговля запасными частями и сельскохозяйственной техникой, сервис, логистика на 4 рынках: Беларусь, Россия, Украина и Казахстан).

Источники


  1. Савюк, Л.К. Правоохранительные и судебные органы / Л.К. Савюк. — М.: ЮРИСТЪ, 2013. — 464 c.

  2. Воробьев, А. В. Теория адвокатуры / А.В. Воробьев, А.В. Поляков, Ю.В. Тихонравов. — М.: Грантъ, 2015. — 496 c.

  3. Мархгейм, М. В. Правоведение / М.В. Мархгейм, М.Б. Смоленский, Е.Е. Тонков. — М.: Феникс, 2009. — 416 c.
  4. Взаимодействие органов имущественного блока Санкт-Петербурга с юридическими и физическими лицами по вопросам оборота государственного недвижимого имущества и управления государственной собственностью. — М.: Леонтьевский центр, 2004. — 624 c.
  5. Экзамен на звание адвоката. Учебно-практическое пособие. В 2 томах (комплект). — М.: Юрайт, 2014. — 184 c.
Что нужно знать о дебиторской задолженности
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here